Change Management, ou Gestão da Mudança em português, é um conjunto de ações que as empresas podem adotar para garantir que grandes e pequenas mudanças tenham adesão necessária das equipes e alcancem exito. Desde a troca de uma ferramenta básica de e-mail, até mudanças significativas nos processos de trabalho, cargos e serviços. A partir do Change Management as empresas podem acelerar as mudanças, aumentar o engajamento interno e impulsionar a inovação.
Esse tipo de estratégia é essencial para as empresas, principalmente com as intensas mudanças no mercado e competitividade nos negócios. Se a sua organização não está passando por algum mínimo processo de mudança, seja de ferramentas, processos ou serviços, existe uma grande chance do seu negócio estar ficando para trás. Dessa forma, preparar as organizações e equipes para mudar de forma ágil e constante, é essencial.
Contudo, um dos maiores desafios para empresas que desejam realizar mudanças, com certeza, é lidar com a eventual resistência dos colaboradores. Muitos líderes, inclusive, adiam mudanças importantes por não receber o apoio necessário da equipe ou por acreditar que o time ainda não está pronto para enfrentar algumas mudanças mais sérias. De fato, mudar não é nada simples e exige uma série de cuidados, para os projetos poderem obter sucesso.
Entenda a seguir como o Change Management pode apoiar as transformações do seu negócio e como aplicar nos projetos de mudança.
O que é Change Management?
A Gestão de Mudanças, ou Change Management, trata-se de uma abordagem para promover mudanças, transições e transformações internas nas empresas com maior facilidade, aderência e aceitação. O principal objetivo desse processo é apoiar a adaptação das equipes, com a implementação de estratégias e ações específicas que auxiliem nas mudanças de ferramentas, atividades, gestão e serviços.
Um momento bastante crítico, por exemplo, que exige uma boa gestão das mudanças, é na venda e aquisição de outras empresas, com a incorporação de novos colaboradores, reestruturação dos times, eventuais mudanças nos processos e cultura organizacional. Mas se engana quem pensa que a gestão da mudança é necessária apenas para grandes momentos e transições.
A alteração de pequenos processos sem o devido cuidado e manejo, pode gerar uma série de problemas. É o caso da mudança de ferramentas, seja da equipe de TI, de design, gestão do tempo ou até mesmo a conta de e-mail. Sem a consulta e envolvimento do time, as chances da ferramenta não ser utilizada, boicotada e dos colaboradores adotarem outras soluções são enormes — gerando problemas de segurança e desperdício do investimento.
Outro exemplo no qual a gestão da mudança se faz necessária é nas mudanças de cargos e funções gerais do time. Com a criação de novos cargos e mudanças das equipes, podem surgir inúmeras dúvidas, além de discordâncias sobre as atribuições e organização das atividades, afetando a produtividade e o clima organizacional. Por isso, mais uma vez, a gestão da mudança é tão importante. 
Por que adotar uma estratégia de Gestão das Mudanças?
Uma pesquisa realizada pela Gartner em 2019, com mais de 6500 colaboradores e mais de 100 líderes de recursos humanos no mundo, indicou que 50% das mudanças nas organizações falham, enquanto apenas 34% obtém exito. Um dos principais problemas identificados foi justamente a falta de participação dos colaboradores nos processos de decisão sobre as mudanças — isto é, as lideranças tomam as decisões sem envolver os times.
Ou seja, não basta apenas anunciar um novo fluxo de trabalho, tecnologias ou valores organizacionais — que podem até ser muito mais eficientes e realmente bons para instituição — se os colaboradores não forem ouvidos e não participarem de todo o processo. A imposição da mudança acaba comprometendo os resultados da sua empresa, podendo gerar desconfortos e até mesmo conflitos.
Exemplo de Change Management
Suponha que a sua organização deseje alterar um dos benefícios organizacionais, para oferecer um novo serviço de apoio emocional e psicológico para o time. Até então, a empresa já oferecia um plano que tinha ampla aderência, porém, por conta dos custos da empresa, a mudança será necessária.
Em vez de apenas informar a alteração para os colaboradores (provocando uma série de sentimentos negativos e dúvidas), uma estratégia mais eficaz seria realizar uma pesquisa com a equipe sobre os atuais benefícios, apresentar diferentes plataformas e agir de forma transparente com a equipe. Também poderiam ser propostas apresentações da nova plataforma e atividades para engajamento do time, como palestras sobre saúde mental e cuidados no dia a dia do trabalho.
Tudo isso, poderia evitar a queda no uso dos benefícios e ainda fortalecer a estratégia de employer branding da marca.
Mudança de visão: a importância de envolver os times
Embora muitas pessoas acreditem que os colaboradores são obrigados a aceitar as mudanças e decisões das lideranças da empresa, é importante mudar a visão sobre isso. A aceitação e participação dos times nos processos de mudança é essencial para garantir a diversidade de ideias e potencializar a inovação organizacional.
O envolvimento dos colaboradores também garante maior agilidade para implementação de mudanças, redução de custos e retenção de talentos. Com um programa de Change Management, os eventuais riscos e problemas são minimizados, há maior velocidade para a aplicação dos projetos e chances de inovação. Entenda no tópico a seguir, algumas das etapas essenciais de um programa de gestão da mudança.
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Como aplicar uma estratégia de Change Management na sua empresa
Implementar uma estratégia eficaz de Change Management exige mais do que simplesmente comunicar novas diretrizes. Segundo o estudo realizado pela Gartner, há três ações principais que podem garantir o sucesso das transições e mudanças organizacionais: cocriação, envolvimento estratégico das equipes e diálogo contínuo:
- Cocriação e envolvimento das equipes para tomada de decisões estratégicas:
o primeiro passo para qualquer programa de Change Management é a compreensão das motivações e o propósito do projeto.
Não basta apenas comunicar a necessidade da mudança; é fundamental que os colaboradores entendam as razões por trás dela e como ela beneficiará a empresa e suas próprias atividades. O envolvimento das equipes desde o início, por meio da cocriação, gera um senso de pertencimento e diminui a resistência.
Por exemplo, se sua empresa deseja reestruturar seu modelo de serviços, o ideal é envolver os funcionários nas discussões iniciais sobre como essa reestruturação será feita. Isso não só aumenta a aceitação, como também traz insights valiosos dos colaboradores, que estão na linha de frente das operações e conhecem melhor os desafios internos e dores dos clientes. Promover workshops de inovação e dinâmicas de Service Design são boas opções para alinhar as expectativas e engajar a equipe. - Os funcionários devem planejar como implementar a mudança: para garantir que a mudança não seja apenas imposta, mas efetivamente adotada, os colaboradores devem se engajar na formulação do plano de implementação. Essa abordagem ajuda a identificar melhorias, mapear riscos e antecipar desafios que podem surgir durante a transição.
Essa fase inclui o desenvolvimento de um plano detalhado, com etapas claras, metas bem definidas e indicadores de desempenho que permitam acompanhar o progresso. Além disso, é importante contar com o feedback contínuo dos colaboradores, identificando os pontos de ajuste durante o processo. Ao transformar os funcionários em protagonistas da mudança, a empresa não apenas garante maior adesão, mas também cria um ambiente de aprendizado contínuo. - Diálogo aberto sobre as mudanças: após o planejamento, chega a etapa de execução, onde a comunicação é essencial para o sucesso. Isso envolve não apenas o acompanhamento próximo dos líderes, mas também a criação de canais de feedback acessíveis para todos.
Podem ser realizadas pesquisas de clima, envio de formulários de acompanhamento semanal e check-ins regulares. Essas ferramentas ajudam a monitorar o engajamento, medir a satisfação dos colaboradores e identificar possíveis problemas antes que se tornem maiores. Além disso, reuniões semanais ou quinzenais para discutir o andamento das mudanças são fundamentais para alinhar expectativas e frustrações.
Transparência é outro pilar importante. A empresa deve fornecer informações detalhadas sobre o que está acontecendo em cada fase do projeto, como prazos, expectativas e os motivos de cada decisão. Essa clareza fortalece a confiança dos colaboradores e reduz a ansiedade em relação às mudanças. A depender da mudança, podem ser criados canais de comunicação especiais, com site e identidade visual do projeto, treinamentos em vídeo, manuais, ações gamificadas e outros materiais de apoio.
Além desses três aspectos, outra etapa importante de uma estratégia de Change Management é o reconhecimento dos esforços dos colaboradores. Após a conclusão de um projeto de mudança, é importante consolidar os resultados, avaliar o sucesso das ações implementadas e, acima de tudo, reconhecer o engajamento daqueles que participaram ativamente do processo. Isso pode ser feito por meio de incentivos, celebrações de marcos atingidos e feedbacks.
Reconhecer os colaboradores gera um ciclo positivo de motivação, essencial para as próximas novos projetos de mudança. Além disso, é importante manter uma cultura de melhoria contínua e inovação.
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Benefícios de uma cultura inovadora e resiliente
Se até a década de 90 e início dos anos 2000, as mudanças organizacionais podiam levar meses e até anos, hoje, elas acontecem de forma cada vez mais acelerada. Com tantas tecnologias emergentes, mudanças do mercado, novos modelos de negócios e de trabalho, as empresas são desafiadas diariamente a adotar uma postura resiliente, inovadora e pronta para mudança.
Em 2020, com a pandemia da Covid-19, as empresas tiveram que adaptar seus processos, atividades e rotinas, migrando para o trabalho remoto literalmente do dia para a noite. Para isso, foi preciso adotar novas práticas, tecnologias e ferramentas, que exigiram o máximo de dedicação dos líderes e gestores.
Mas para além do trabalho remoto — que por si só, já representa uma série de mudanças — o desenvolvimento e entrega de serviços inovadores é um dos grandes desafios para as empresas. Como a transformação digital e as novas ferramentas de inteligência artificial, por exemplo, muitos processos e atividades devem ser alteradas nas empresas nos próximos anos, transformando os serviços e o trabalho das equipes.
Para acompanhar essa e outras inovações é imprescindível o engajamento de todos os membros da equipe, bem como uma série de mudanças. Nesse sentido, é fundamental preparar o seu time para acompanhar e impulsionar as alterações necessárias, seja no uso de novas ferramentas, na oferta de um novo serviço ou até mesmo na reestruturação das funções.
Assim é importante desenvolver uma cultura inovadora, bem como adotar uma metodologia adequada, que evite ruídos de comunicação, e ainda demonstrar todas as vantagens para o time.
Apoio de especialistas
Apesar de existir uma infinidade de livros, artigos e materiais sobre Change Management, é na prática que muitas dúvidas surgem e que alguns projetos acabam ficando parados. Para evitar isso, as empresas podem buscar o apoio de especialistas externos, que irão preparar as equipes para as mudanças, envolvendo os times desde o princípio. Uma consultoria em inovação externa, por exemplo, possui ferramentas e metodologias específicas, que fortalecem a cultura e envolvem os colaboradores, potencializando as mudanças previstas.
Também podem ser realizadas pesquisas em profundidade com as equipes, para mapear riscos e oportunidades para mudanças dos processos, bem como a definição das melhores estratégias para garantir as transições de forma tranquila nas empresas.
Quer saber mais sobre como impulsionar a inovação e envolver os seus colaboradores em projetos de negócios? Então, acompanhe as nossas publicações e entenda como impulsionar o crescimento do seu negócio. Leia também o material a seguir:
