Alcançar a convergência entre o ideal e o que é possível nem sempre é fácil, mas o design thinking pode ser um grande aliado na conciliação de interesses dentro de uma empresa.
Foi essa a demanda que a área de tecnologia da informação da Engie, empresa líder em energia renovável no Brasil, trouxe para a HOMA. O desafio era desenvolver um sistema de orçamento corporativo para a área de planejamento financeiro da companhia, alinhando as possibilidades da tecnologia à disposição e as expectativas da área cliente.
Para resolver esse desafio, realizamos um projeto de design thinking com quatro etapas:
Design Thinking: kickoff e entendimento do problema
Sabíamos que, para alcançar um alinhamento, as áreas precisariam negociar expectativas a partir de uma relação de confiança entre as pessoas. Portanto, iniciamos com uma etapa de pesquisa, Empatizar, que compreendeu uma pesquisa qualitativa e o uso de diferentes técnicas de etnografia.
Mas, como sempre, antes de partir para o campo, realizamos um kick off do projeto com a equipe de tecnologia. Nesse momento, definimos o propósito e o objetivo do nosso cliente, além do problema e pergunta de pesquisa.
Problema
Há falta de conhecimento sobre os processos da área de planejamento financeiro e as necessidades das suas áreas clientes. Dessa forma, a equipe de tecnologia não consegue alcançar o seu propósito: catalisar a transformação digital da Engie.
Pergunta
Quais são os requisitos funcionais necessários para o sistema de orçamento corporativo?
Também analisamos o contexto, stakeholders e trocas de valor existentes entre essas pessoas envolvidas. Finalizamos nosso kick off levantando suposições e dúvidas sobre o perfil comportamental e a experiência dos clientes, nesse caso, os integrantes da equipe de planejamento financeiro da Engie. Ao sair dessa reunião, conseguimos criar uma estratégia de pesquisa e os instrumentos que utilizamos para buscar as informações que precisávamos.
Conduzimos uma pesquisa qualitativa para compreender dores, necessidades, motivações e desejos dos envolvidos na prestação de serviço da área de planejamento financeiro. Foram 23 horas de escuta ativa! Realizamos entrevistas individuais em profundidade e workshops com as equipes.
Entregas iniciais do projeto de Design Thinking
Ao finalizar o processamento dos dados coletados e a síntese em insights, apresentamos e entregamos para a equipe de tecnologia nossos achados divididos nos seguintes grupos:
- Papel e responsabilidades da área de planejamento financeiro;
- Mapa de processos;
- Gargalos e problemas decorrentes classificados em graves, urgentes e com tendência ao agravamento;
- Impacto desses problemas para Engie;
- Satisfação dos clientes e parceiros;
- Relacionamento com as demais áreas da companhia;
- Análise SWOT;
- Persona;
- Requisitos desejados;
- Significado dessas melhorias desejadas para o trabalho da área cliente.
Para alcançar o alinhamento entre as equipes, achamos necessário entregar uma devolutiva para a área do cliente com um plano de ações. Dessa forma, esclarecemos para o líder as responsabilidades de cada área para que conseguíssemos alcançar o melhor resultado possível no desenvolvimento do novo sistema de orçamento corporativo.
Alinhamento entre as equipes
Com a equipe de tecnologia, o próximo passo foi a etapa Definir. Nesse momento, refletimos sobre o ponto de vista do projeto, ou seja, tendo em vista os dados coletados, revisamos nosso desafio… Será que aquele problema definido inicialmente permanecia sendo crítico para o resultado do projeto? Nesse mesmo momento, também definimos os desafios criativos para a sessão de cocriação, ponto de partida da próxima etapa do projeto: Idear.
Nessa sessão contamos com a participação da equipe de desenvolvedores externos que participará da implementação do novo sistema. Dessa forma, já promovemos o encontro com a área cliente para um alinhamento inicial de expectativas. Além de geração de ideias, facilitamos a priorização dos requisitos funcionais desejados e a tomada de decisão compartilhada entre as equipes.
A última etapa do projeto, Prototipar e Testar, envolveu a construção colaborativa de um roadmap de implementação para guiar as equipes durante o desenvolvimento. Nesse roadmap, sinalizamos com clareza as responsabilidades de cada parte envolvida, além da priorização das dores da área do cliente e suas respectivas soluções.
Resultados do projeto de Design Thinking
Aplicando o processo de design thinking e realizando essa entrega, propiciamos o desenvolvimento de um sistema com muito mais confiança e alinhamento entre as partes, além de estabelecer um direcionamento claro. Nossa expectativa é que seja um trabalho muito mais fluido para ambas as áreas e com um impacto positivo grande nos processos da área de planejamento financeiro da Engie.
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