A inovação é um processo contínuo e exige um olhar atento para as tarefas realizadas e os fluxos de trabalho. Atividades e rotinas bem consolidadas, mesmo em empresas maduras, podem esconder grandes oportunidades de crescimento e desenvolvimento das equipes. Foi o caso da ENGIE, maior produtora privada de energia elétrica do Brasil, que buscou a equipe da HOMA com o objetivo de auxiliar na automatização de processos, bem como a inovação e colaboração entre o time de tecnologia e o setor contábil. A partir do mapeamento organizacional e do projeto desenvolvido, a empresa pode redefinir as prioridades para o negócio e identificar novas possibilidades para atuação mais estratégica dos profissionais, mediante as mudanças do mercado e a transformação digital.
Quebra de silos: TI e setor tributário, uma combinação essencial para o crescimento das empresas
Historicamente, os processos tributários nas empresas são bastante burocráticos e morosos, despendendo uma análise longa e cuidadosa de documentos complexos e normas extensas. Contudo, com o surgimento de sistemas digitais, os setores tributários das companhias têm se modernizado, proporcionando um novo fôlego às empresas e redefinindo o papel dos colaboradores. Se antes os profissionais ficavam presos em atividades manuais e sem tempo para análises mais estratégicas, hoje, com o apoio de ferramentas digitais, torna-se possível automatizar tarefas operacionais, aumentando a produtividade e o foco em análises avançadas mais estratégicas para impulsionar o crescimento dos negócios.
Nesse cenário, um dos grandes desafios das empresas que buscam impulsionar essa inovação do setor tributário e otimizar atividades operacionais, é justamente promover a mudança de cultura e ferramentas em um departamento bastante tradicional. Para isso, as companhias precisam aproximar duas áreas que são muito especializadas, com modos de trabalhar, termos técnicos e prioridades distintas: TI e setor tributário, para desenvolver soluções em conjunto, ultrapassando as barreiras de comunicação e alinhando propósitos. Essa aproximação pode ser facilitada por profissionais externos, especializados em promover conexões entre equipes de diferentes áreas e pensar em soluções conjuntas.
Assim, a ENGIE buscou a HOMA para auxiliar o time de TI na transformação digital da área contábil da companhia, com maior facilidade, segurança e agilidade. Mais do que adotar uma nova ferramenta, os líderes da companhia desejavam impulsionar uma verdadeira mudança cultural, quebrando os silos e ruídos entre os diferentes setores envolvidos. Em vez de buscar soluções externas ou apenas demandar uma solução ao time de tecnologia, a ENGIE tinha como objetivo aplicar toda a inteligência da equipe de TI para desenvolver uma solução em conjunto com o setor tributário, permitindo que ambas as áreas pudessem explorar os problemas e cocriar uma solução para automação de processos específicos da companhia.
Para isso era essencial alinhar as prioridades, expectativas e necessidades dos times, garantindo que todos estivessem na mesma página. Esse alinhamento foi mediado pela equipe da HOMA Design de Serviço que, a partir da metodologia do Design Thinking e diferentes técnicas, pode sensibilizar os colaboradores e entregar um roadmap para desenvolvimento e implementação de uma solução integrada para automação do setor contábil.
Mapeamento organizacional
A equipe do setor tributário da ENGIE é bastante madura e possui anos de experiência, afinal, trata-se de uma companhia com mais de 25 anos de história e 3000 colaboradores. Nesse cenário, é natural que haja certo receio com a mudança de processos e adoção de novas ferramentas, uma vez que as atividades já são realizadas há anos pelas equipes e uma falha nos processos, principalmente do setor tributário, pode significar vários riscos e prejuízos financeiros de grande impacto. Entretanto, diversos sinais apontavam a necessidade de repensar os fluxos de trabalho e adotar novas ferramentas. Até então, cada colaborador realizava as tarefas de uma forma pouco padronizada e documentada.
Por isso, a equipe da HOMA iniciou um minucioso mapeamento dos processos executados pelo setor tributário da ENGIE, utilizando a metodologia de business process modeling. Esse mapeamento é essencial para identificar como as demandas chegam aos colaboradores e as principais entregas são realizadas, assim como oportunidades de negócio e caminhos para otimizar processos, além de ampliar a visão para gestão e tomada de decisões.
No caso da ENGIE, identificamos que as diferenças na execução de processos afetavam a produtividade e limitavam o potencial de inovação da equipe. Além do retrabalho em algumas atividades manuais, os erros nos sistemas e outros problemas recorrentes impediam que os colaboradores tivessem tempo para realizar atividades mais estratégicas para a companhia. A falta do mapeamento organizacional, visão e formalização dos processos também impedia que os líderes tivessem uma definição das prioridades para automação de processos.
Ao total, a equipe da HOMA realizou 28 horas de entrevistas em profundidade com os colaboradores dos setores tributário e de TI, buscando compreender as atividades realizadas pelas equipes, as dificuldades, desafios e expectativas. A partir das informações coletadas, foram identificados os principais gargalos, oportunidades e pontos de atenção, que serviram de base para estruturar quatro mapas de processos do setor tributário.
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Roadmap de Implementação
Com base em todas as interações, mapas de processos e análises, as equipes da HOMA e da ENGIE puderam cocriar um roadmap para implantação de uma nova solução tributária, desenvolvida pela equipe de TI da empresa. Essa entrega só foi possível graças ao alinhamento das necessidades e prioridades, assim como todo o trabalho de sensibilização e empatia com os colaboradores.
O roadmap de implementação entregue pela HOMA propõe não apenas a adoção da nova ferramenta com prazos e responsabilidades de cada área, mas também uma jornada de inovação e colaboração entre as equipes, prevendo ações de médio e longo prazo que guiarão a transformação digital da companhia.
“O trabalho da HOMA além de muito profissional é muito inspirador. As consultoras que são, na verdade, as idealizadoras da empresa, são muito competentes e habilidosas, conseguem mergulhar nas dores do cliente e, com técnica, fazem as soluções brotarem na nossa frente. O projeto realizado na área de FP&A da ENGIE foi muito elogiado não somente pela área envolvida no processo, mas como por todas as áreas clientes convidadas a participar do projeto. Boa técnica, ótimas ouvintes, criativas, assertivas e muito seguras do que propõem!”.
– Caroline Bolsoni, Analista de Planejamento Financeiro e Controle na ENGIE.
