A importância do mapeamento organizacional para impulsionar a inovação na ENGIE

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A inovação é um processo contínuo e exige um olhar atento para as tarefas realizadas e os fluxos de trabalho. Atividades e rotinas bem consolidadas, mesmo em empresas maduras, podem esconder grandes oportunidades de crescimento e desenvolvimento das equipes. Foi o caso da ENGIE, maior produtora privada de energia elétrica do Brasil, que buscou a equipe da HOMA com o objetivo de auxiliar na automatização de processos, bem como a inovação e colaboração entre o time de tecnologia e o setor contábil. A partir do mapeamento organizacional e do projeto desenvolvido, a empresa pode redefinir as prioridades para o negócio e identificar novas possibilidades para atuação mais estratégica dos profissionais, mediante as mudanças do mercado e a transformação digital. 

Quebra de silos: TI e setor tributário, uma combinação essencial para o crescimento das empresas

Historicamente, os processos tributários nas empresas são bastante burocráticos e morosos, despendendo uma análise longa e cuidadosa de documentos complexos e normas extensas. Contudo, com o surgimento de sistemas digitais, os setores tributários das companhias têm se modernizado, proporcionando um novo fôlego às empresas e redefinindo o papel dos colaboradores. Se antes os profissionais ficavam presos em atividades manuais e sem tempo para análises mais estratégicas, hoje, com o apoio de ferramentas digitais, torna-se possível automatizar tarefas operacionais, aumentando a produtividade e o foco em análises avançadas mais estratégicas para impulsionar o crescimento dos negócios.

Nesse cenário, um dos grandes desafios das empresas que buscam impulsionar essa inovação do setor tributário e otimizar atividades operacionais, é justamente promover a mudança de cultura e ferramentas em um departamento bastante tradicional. Para isso, as companhias precisam aproximar duas áreas que são muito especializadas, com modos de trabalhar, termos técnicos e prioridades distintas: TI e setor tributário, para desenvolver soluções em conjunto, ultrapassando as barreiras de comunicação e alinhando propósitos. Essa aproximação pode ser facilitada por profissionais externos, especializados em promover conexões entre equipes de diferentes áreas e pensar em soluções conjuntas.



Assim, a ENGIE buscou a HOMA para auxiliar o time de TI na transformação digital da área contábil da companhia, com maior facilidade, segurança e agilidade. Mais do que adotar uma nova ferramenta, os líderes da companhia desejavam impulsionar uma verdadeira mudança cultural, quebrando os silos e ruídos entre os diferentes setores envolvidos. Em vez de buscar soluções externas ou apenas demandar uma solução ao time de tecnologia, a ENGIE tinha como objetivo aplicar toda a inteligência da equipe de TI para desenvolver uma solução em conjunto com o setor tributário, permitindo que ambas as áreas pudessem explorar os problemas e cocriar uma solução para automação de processos específicos da companhia.

Para isso era essencial alinhar as prioridades, expectativas e necessidades dos times, garantindo que todos estivessem na mesma página. Esse alinhamento foi mediado pela equipe da HOMA Design de Serviço que, a partir da metodologia do Design Thinking e diferentes técnicas, pode sensibilizar os colaboradores e entregar um roadmap para desenvolvimento e implementação de uma solução integrada para automação do setor contábil.


Mapeamento organizacional 

A equipe do setor tributário da ENGIE é bastante madura e possui anos de experiência, afinal, trata-se de uma companhia com mais de 25 anos de história e 3000 colaboradores. Nesse cenário, é natural que haja certo receio com a mudança de processos e adoção de novas ferramentas, uma vez que as atividades já são realizadas há anos pelas equipes e uma falha nos processos, principalmente do setor tributário, pode significar vários riscos e prejuízos financeiros de grande impacto. Entretanto, diversos sinais apontavam a necessidade de repensar os fluxos de trabalho e adotar novas ferramentas. Até então, cada colaborador realizava as tarefas de uma forma pouco padronizada e documentada.

Por isso, a equipe da HOMA iniciou um minucioso mapeamento dos processos executados pelo setor tributário da ENGIE, utilizando a metodologia de business process modeling. Esse mapeamento é essencial para identificar como as demandas chegam aos colaboradores e as principais entregas são realizadas, assim como oportunidades de negócio e caminhos para otimizar processos, além de ampliar a visão para gestão e tomada de decisões.



No caso da ENGIE, identificamos que as diferenças na execução de processos afetavam a produtividade e limitavam o potencial de inovação da equipe. Além do retrabalho em algumas atividades manuais, os erros nos sistemas e outros problemas recorrentes impediam que os colaboradores tivessem tempo para realizar atividades mais estratégicas para a companhia. A falta do mapeamento organizacional, visão e formalização dos processos também impedia que os líderes tivessem uma definição das prioridades para automação de processos.

Ao total, a equipe da HOMA realizou 28 horas de entrevistas em profundidade com os colaboradores dos setores tributário e de TI, buscando compreender as atividades realizadas pelas equipes, as dificuldades, desafios e expectativas. A partir das informações coletadas, foram identificados os principais gargalos, oportunidades e pontos de atenção, que serviram de base para estruturar quatro mapas de processos do setor tributário.


mapeamento organizacional

Leia também Mapeamento de processos: a importância de uma consultoria externa

Roadmap de Implementação

Com base em todas as interações, mapas de processos e análises, as equipes da HOMA e da ENGIE puderam cocriar um roadmap para implantação de uma nova solução tributária, desenvolvida pela equipe de TI da empresa. Essa entrega só foi possível graças ao alinhamento das necessidades e prioridades, assim como todo o trabalho de sensibilização e empatia com os colaboradores.

O roadmap de implementação entregue pela HOMA propõe não apenas a adoção da nova ferramenta com prazos e responsabilidades de cada área, mas também uma jornada de inovação e colaboração entre as equipes, prevendo ações de médio e longo prazo que guiarão a transformação digital da companhia.

“O trabalho da HOMA além de muito profissional é muito inspirador. As consultoras que são, na verdade, as idealizadoras da empresa, são muito competentes e habilidosas, conseguem mergulhar nas dores do cliente e, com técnica, fazem as soluções brotarem na nossa frente. O projeto realizado na área de FP&A da ENGIE foi muito elogiado não somente pela área envolvida no processo, mas como por todas as áreas clientes convidadas a participar do projeto. Boa técnica, ótimas ouvintes, criativas, assertivas e muito seguras do que propõem!”.

– Caroline Bolsoni, Analista de Planejamento Financeiro e Controle na ENGIE.


Conheça também esse outro case de Design Thinking da HOMA com a  ENGIE!

E aí? Quer saber como aperfeiçoar os processos, serviços e produtos da sua empresa? Então, entre em contato agora mesmo! Será um prazer contribuir e apoiar o crescimento do seu time.  

Maria Fernanda Belatto

Business Administrator, graduate of the State University of Santa Catarina and École Supérieure de Commerce Clermont. Specialist in People Management with certification in Service Design from Livework and Product Strategy from Kellogg School of Management. Master's student in Innovation Management, Entrepreneurship, and Sustainability at the Technische Universität Berlin.

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